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Soluzioni sicure ed efficienti per documenti cartacei,
modulistica e PDF

Raccogliere la sfida della pubblica amministrazione

Forse più che in altri settori, la pubblica amministrazione, nazionale, regionale e comunale è caratterizzata dai grandi volumi di documenti cartacei che produce e gestisce. Dalla gestione delle offerte e dei contratti, al rispetto delle normative sull'accessibilità dei documenti pubblici, all'elaborazione di concessioni e indennità, alla gestione dei ricorsi, le attività della pubblica amministrazione sono intrinsecamente caratterizzate dall'uso molto diffuso di carta.

Tuttavia, con la pressione sui costi sempre maggiore, la carta non è più un mezzo utilizzabile ed economico per una pubblica amministrazione efficiente. È costosa, occupa troppo spazio ed è di per sé poco sicura. I dipartimenti e gli enti devono garantire l'accesso alle informazioni, che significa digitalizzare, organizzare, condividere e archiviare milioni e milioni di documenti cartacei. Inoltre occorre dare ai dipendenti, compreso i disabili, gli strumenti per lavorare efficacemente con questi dati. Come si possono soddisfare sia le esigenze di accesso sia quelle di sicurezza?

Un valido supporto è fornito dalle soluzioni Nuance scalabili, raffinate e ingegnose che migliorano notevolmente il modo di elaborare, archiviare e condividere i documenti cartacei e digitali da parte della pubblica amministrazione. La facilità d'uso, l'alto livello di compatibilità e le numerose funzionalità migliorano notevolmente la produttività dell'organizzazione con una riduzione significativa dei costi. Grazie a Nuance potete:

  • Digitalizzare e organizzare i dossier cartacei
  • Eliminare gli archivi fuori sede
  • Proteggere i documenti
  • Garantire l'integrazione tra sistemi di gestione dei contratti, esigenze di accessibilità dei documenti pubblici, elaborazione di concessioni e indennità, oltre a gestire ricorsi.
  • Oscurare le frasi confidenziali
  • Soddisfare i requisiti di conformità alla normativa di gestione delle disabilità
  • Creare file PDF da qualsiasi documento
  • Convertire i file PDF in documenti Microsoft Word modificabili
  • Eliminare la fase di ribattitura dei dati

Vantaggi per la pubblica amministrazione con le soluzioni Nuance per la digitalizzazione e la conversione di documenti

  • Sicurezza - Aumento del livello di protezione dei documenti grazie a crittografia, archiviazione sicura, autenticazione dell'utente, oscuramento e tracciabilità degli accessi e delle modifiche ai documenti.
  • Ripristino di emergenza - Ottimizzazione della strategia di continuità aziendale grazie alla digitalizzazione di tutti i documenti e all'archiviazione digitale esterna in caso di guasti.
  • Produttività - Gli operatori possono velocizzare i flussi di lavoro con un clic sul pulsante “copia” e catturare, convertire, inviare, archiviare e gestire i documenti.
  • Economico ed ecologico - Impatto ambientale ridotto grazie al minore uso di carta, con una conseguente riduzione dei costi e una migliore accessibilità alle informazioni.

Semplificazione della gestione dei documenti fondamentali nella pubblica amministrazione

Maggiore riservatezza e quindi elevata conformità alle normative:

  • La modalità di distribuzione dei documenti crittografati a 128 bit e protetti da password riduce la possibilità di accesso non autorizzato ai dati e alle informazioni riservate.
  • L'invio di documenti elettronici per e-mail invece che per fax permette di utilizzare una casella di posta privata riservata e protetta da password, invece di un fax pubblico.
  • È possibile oscurare delle frasi confidenziali all'interno dei documenti prima di digitalizzarli, archiviarli o inviarli.

Report di tracciabilità completo:

  • Nuance conserva un file di registro di tutte le attività e-mail e invia una copia del messaggio e degli allegati nella cartella della posta inviata del mittente.
  • Le funzioni di autenticazione e accesso sicuro riducono la possibilità di visualizzare e inviare i dati da parte di utenti non autorizzati.

Ripristino di emergenza:

  • Archivio e memorizzazione dei documenti elettronici recenti in un luogo remoto sicuro per necessità di backup e di ripristino di emergenza.
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Soluzioni per la pubblica amministrazione

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